Twoje centrum dowodzenia serwisem
Ofertuj. Realizuj. Kontroluj. Zarabiaj.
Zbieraj zgłoszenia ze wszystkich kanałów w jednym miejscu. Decyduj i planuj pracę na podstawie rzeczywistych danych a nie intuicji. Planuj pracę tak, aby procesy działały sprawnie, koszty spadały, a liczba błędów była pod kontrolą. Działaj szybciej, wyprzedzaj konkurencję i spraw, żeby klienci wracali zadowoleni.
- Aplikacja mobilna online i offline
- Elektroniczne protokoły
- Integracja z KSeF
Kompleksowe Funkcje dla Twojego Serwisu
Service Express to ekosystem narzędzi zaprojektowany, by wspierać każdy aspekt Twojej działalności serwisowej. Poznaj szczegóły naszych rozwiązań.
Rejestr zgłoszeń i zleceń
Zgłoszenia z e-maila, telefonu, portalu klienta oraz kodów QR/NFC trafiają do jednego, uporządkowanego systemu z jasnymi statusami i priorytetami. Pełna kontrola nad realizacją zleceń bez chaosu w komunikacji.
Automatyczne powiadomienia
System automatycznie wysyła powiadomienia do klientów oraz zespołu serwisowego na każdym etapie realizacji zgłoszenia. Zapewnia to pełną przejrzystość procesu, ogranicza potrzebę ręcznej komunikacji i przyspiesza przepływ informacji.
Priorytetyzacja SLA
Automatyczne pilnowanie czasów reakcji i naprawy zgodnie z umowami serwisowymi dla każdego klienta. System wysyła ostrzeżenia, gdy termin wykonania zadania zbliża się do końca.
Portal Klienta
Dedykowany panel dla Twoich kontrahentów umożliwiający samodzielne zgłaszanie usterek i śledzenie postępów prac. Klienci mają wgląd w pełną historię swoich zleceń bez konieczności dzwonienia do biura.
Planowanie i harmonogram prac
Kalendarz zleceń to centrum planowania serwisu – tu planujesz, koordynujesz i nadzorujesz wszystkie zlecenia. Przejrzysty widok dnia, tygodnia, miesiąca lub całego zespołu pozwala natychmiast ocenić obłożenie techników i dostępność zasobów.
Drag & Drop
Szybkie przesuwanie zleceń między technikami pozwala na błyskawiczną reakcję na nagłe zmiany w ciągu dnia. Intuicyjny interfejs sprawia, że planowanie pracy całego zespołu zajmuje tylko kilka minut.
Geolokalizacja
Podgląd aktualnej pozycji techników na mapie w czasie rzeczywistym ułatwia przypisywanie pilnych awarii. Widzisz dokładnie, kto jest najbliżej miejsca zdarzenia i może najszybciej dotrzeć do klienta.
Optymalizacja Tras
System wyznacza najkrótsze trasy dojazdu między kolejnymi punktami serwisowymi, co znacząco obniża koszty paliwa. Mniej czasu spędzonego w korkach to więcej zrealizowanych zleceń w ciągu jednego dnia.
Powiadomienia
Błyskawiczne informacje o nowych zadaniach lub zmianach w grafiku przesyłane bezpośrednio na telefon serwisanta.
Aplikacja mobilna dla serwisantów
Serwisant w terenie ma dostęp do zleceń, historii urządzeń, materiałów i harmonogramu – na telefonie lub tablecie (iOS, Android), online i offline. Tworzy protokoły, dodaje zdjęcia, rejestruje czas pracy i zbiera podpis klienta bezpośrednio na ekranie.
Tryb Offline
Pracuj bez przeszkód nawet w miejscach bez dostępu do internetu, takich jak piwnice czy hale przemysłowe. Wszystkie wprowadzone dane zsynchronizują się automatycznie z centralą po odzyskaniu połączenia.
Dokumentacja Foto
Rób zdjęcia przed i po wykonaniu naprawy, aby udokumentować stan urządzenia i zakres wykonanych prac.
Elektroniczne protokoły
System umożliwia wypełnianie cyfrowych protokołów serwisowych, odwzorowujących 1:1 papierowe wzory stosowane w Twojej firmie. Technik uzupełnia dokument na urządzeniu mobilnym, dodaje zdjęcia i notatki, a klient podpisuje go bezpośrednio na ekranie.
Podpis elektroniczny
Klient zatwierdza wykonanie usługi podpisem bezpośrednio na ekranie urządzenia mobilnego serwisanta. Dokument jest natychmiast generowany i archiwizowany w systemie jako dowód wykonania prac.
Cyfrowe protokoły i przyspieszone rozliczenia
Podpisany protokół natychmiast trafia e-mailem do klienta oraz do systemu, gdzie jest automatycznie archiwizowany w formacie PDF. Proces od wykonania usługi do jej rozliczenia skraca się nawet o 7–14 dni.
Zgody RODO
Zautomatyzowany proces zbierania zgód marketingowych i oświadczeń o ochronie danych osobowych podczas wizyty u klienta. Wszystkie zgody są bezpiecznie przechowywane i łatwo dostępne w razie kontroli.
Automatyczne fakturowanie i KSeF
Po zakończeniu zlecenia wystawiasz fakturę bezpośrednio w systemie i przekazujesz ją do KSeF – bez przepisywania danych do osobnego programu. Obsługujesz kontrakty ryczałtowe, usługi jednorazowe oraz faktury cykliczne generowane według harmonogramu.
Integracja z KSeF - wystawianie faktur
System automatycznie przesyła wystawione faktury do Krajowego Systemu e-Faktur bez konieczności ręcznego przepisywania danych. Oszczędzasz czas i eliminujesz ryzyko błędów w rozliczeniach podatkowych.
Automatyczny import faktur kosztowych z KSeF
System automatycznie pobiera faktury kosztowe z KSeF, możesz przypisać je do odpowiednich projektów lub zleceń, przekazać do akceptacji. Eliminujesz ręczne wprowadzanie danych, zyskujesz pełną kontrolę nad kosztami.
Baza urządzeń i obiektów
Rejestr obiektów, instalacji i urządzeń z pełną historią serwisową na poziomie klienta, obiektu i konkretnego urządzenia. W jednym miejscu masz lokalizację, dokumentację, oferty, gwarancje oraz historię wszystkich wykonanych prac.
Kody QR i NFC
Skanuj naklejkę na urządzeniu, aby natychmiast zobaczyć jego paszport techniczny i pełną historię serwisową. To najszybszy sposób na identyfikację maszyny i sprawdzenie zakresu gwarancji w terenie.
Struktura Drzewiasta
Zarządzaj złożoną infrastrukturą, od całych budynków i pięter, aż po konkretne podzespoły maszyn. Przejrzysta hierarchia pozwala na precyzyjne lokalizowanie urządzeń i lepszą organizację pracy.
Serwisy prewencyjne
Definiujesz plan przeglądów, a system cyklicznie generuje zlecenia i pilnuje terminów zgodnie z umową lub specyfiką obiektu. Wszystkie działania są widoczne w kalendarzu, realizowane według dedykowanych checklist i automatycznie zapisywane w historii urządzenia.
Automatyczne generowanie zleceń
System sam pilnuje terminów przeglądów i tworzy zlecenia cykliczne zgodnie z zapisanym harmonogramem. Dzięki temu nigdy nie pominiesz terminu serwisu gwarancyjnego u swojego klienta.
Powiadomienia dla klientów
Automatyczne wiadomości e-mail i SMS przypominają Twoim kontrahentom o zbliżających się terminach obowiązkowych przeglądów. To buduje profesjonalny wizerunek firmy i zapewnia ciągłość przychodów z serwisu.
Checklisty i standardy realizacji
Każde zlecenie realizowane jest według zdefiniowanych checklist i procedur, dopasowanych do typu urządzenia lub obiektu. Zapewnia to powtarzalną jakość usług i eliminuje pominięcia.
Magazyn części i materiałów
Pełna kontrola stanów magazynowych – w magazynie centralnym i samochodach serwisantów (car stock) – aktualizowanych na podstawie rzeczywistego zużycia części podczas realizacji zleceń z podpisanych przez klienta protokołów.
Zgodność stanów z rzeczywistą pracą
Zużycie części raportowane przez serwisantów automatycznie aktualizuje stany magazynowe. Eliminujesz rozbieżności między systemem a rzeczywistością i masz pewność, że dane odzwierciedlają faktyczną pracę w terenie.
Przygotowany serwis, sprawna realizacja
Zapotrzebowanie materiałowe powiązane ze zleceniem pozwala wcześniej zabezpieczyć części potrzebne do realizacji prac. Technik jedzie przygotowany, a zlecenia realizowane są bez opóźnień.
Integracja z ERP
Zapewnij pełną spójność danych magazynowo-księgowych dzięki dwukierunkowej wymianie informacji z Twoim systemem ERP. Zapomnij o ręcznym wprowadzaniu faktur i rozbieżnościach w stanach magazynowych.
Kontrola kosztów i rentowności
Powiązanie czasu pracy, materiałów i kosztów dojazdów z konkretnym zleceniem, klientem i kontraktem daje pełny obraz wyniku finansowego. Dashboardy KPI umożliwiają bieżącą kontrolę realizacji umów i podejmowanie decyzji w oparciu o twarde dane.
Precyzyjne wyliczanie marży
Analiza rentowności każdego zlecenia odbywa się w czasie rzeczywistym z uwzględnieniem kosztów części i dojazdu. Dashboardy finansowe pokazują realny zysk Twojej firmy na poszczególnych kontraktach.
Zarządzanie środkami trwałymi i majątkiem
Service Express zapewnia kompleksowe zarządzanie majątkiem trwałym – od ewidencji, przez przeglądy i transfery, aż po wycofania i złomowanie. Każdy składnik majątku posiada pełną historię, status, lokalizację oraz przypisaną osobę odpowiedzialną.
Pełna ewidencja i historia majątku
Rejestr zasobów z kompletnym przebiegiem życia środka trwałego - od zakupu po wycofanie – w jednym miejscu, z pełną historią zdarzeń i dokumentacją zdjęciową.
Pełna widoczność zasobów i ich przypisania
Widzisz, gdzie dokładnie znajduje się każdy element majątku - na jakim obiekcie, w jakim projekcie i u którego pracownika. Minimalizujesz zagubienia oraz nieefektywne wykorzystanie sprzętu.
Mobilna inwentaryzacja z kodami QR
Skanowanie, zdjęcia i automatyczne wykrywanie różnic bezpośrednio z telefonu. System sam generuje propozycje transferów i dokumentów złomowania – bez ręcznej pracy administracyjnej.
Automatyczne propozycje księgowań
Zatwierdzone transfery, złomowania i arkusze spisowe trafiają bezpośrednio do działu księgowości jako dokumenty do księgowania - pełna integracja operacyjna i finansowa w jednym przepływie.
API – Integracje z innymi systemami
Service Express eliminuje technologiczny chaos, łącząc system serwisowy z ERP, systemem finansowo-księgowym, BI i innymi narzędziami w jeden spójny ekosystem. Zapewniamy dwukierunkową wymianę danych z systemami takimi jak SAP, Enova, WFMAG, Symfonia, Comarch i innymi – bez ręcznego wprowadzania i rozbieżności między programami.
Dowiedz się więcej
Otwarta Architektura. Nieograniczone Możliwości.
W erze sztucznej inteligencji kluczowe jest to, że integrujemy się z każdym środowiskiem posiadającym API. Dzięki temu nasz system może stanowić element większego środowiska Twojej pracy.
Uprawnienia i bezpieczeństwo danych
Dostęp do danych i funkcji jest nadawany zgodnie z jasno zdefiniowanymi regułami i matrycami kompetencji. Każda operacja jest rejestrowana w logach, dzięki czemu wiesz kto, kiedy i co zmienił – zgodnie z wymaganiami audytowymi.
Szyfrowanie AES-256
Wszystkie dane przesyłane i przechowywane w systemie są chronione zaawansowanym szyfrowaniem klasy bankowej. Możesz mieć pewność, że poufne informacje Twojej firmy i klientów są w pełni bezpieczne.
Zgodność z RODO / NIS2
System został zaprojektowany z myślą o pełnej ochronie prywatności i spełnia wszystkie wymogi europejskich przepisów. Automatyczne mechanizmy ułatwiają zarządzanie danymi osobowymi.
Logi aktywności
Historia działań w systemie daje transparentność pracy zespołu i kontrolę nad zmianami. W każdej chwili możesz sprawdzić, kto i kiedy wprowadził konkretne modyfikacje.
Bezpieczeństwo Enterprise
Standardy bankowe dla Twoich danych – pełna kontrola dostępu i bezpieczeństwo na poziomie Enterprise.
Mapy i lokalizacje – pełna widoczność pracy w terenie i biurze
Widok mapy pokazuje, który technik jest najbliżej miejsca realizacji, jakie ma obciążenie i które zlecenia są w trakcie wykonania. Optymalizacja tras skraca czas dojazdów, obniża koszty paliwa i zwiększa dzienną produktywność serwisu.
Live Tracking
Monitoruj aktualną pozycję wszystkich serwisantów na interaktywnej mapie w panelu dyspozytora. Możesz szybko sprawdzić status każdego technika i oszacować czas jego dotarcia do kolejnego punktu.
Strefy Serwisowe/kompetencyjne
Definiuj obszary działania dla poszczególnych zespołów, aby zminimalizować czasy dojazdów i zoptymalizować logistykę. System automatycznie sugeruje technika przypisanego do danej strefy przy nowym zgłoszeniu.
Oferty i kalkulacje, które pilnują rentowności
Ofertowanie oparte na ustalonych szablonach, polityce cenowej i zdefiniowanych progach marży zapewnia spójność i bezpieczeństwo finansowe każdej oferty. Zatwierdzona oferta płynnie przechodzi do realizacji jako zlecenie.
Oferty i kalkulacje kosztów
Twórz oferty szybko, spójnie i zgodnie z polityką cenową firmy. Zachowaj pełną kontrolę nad marżą, standardami i procesem akceptacji - bez ryzyka błędów i pominięć.
Centralne standardy i kontrola marży
Szablony, klauzule i warunki handlowe definiowane centralnie zapewniają spójność ofert. Możliwość ustawienia minimalnej marży chroni rentowność i blokuje nieopłacalne propozycje.
Szybkie ofertowanie i proces akceptacji
Automatyczne uzupełnianie danych oraz wielostopniowy proces akceptacji pozwalają tworzyć oferty szybciej i zgodnie z wewnętrznymi procedurami.
Od oferty do realizacji i prognozowania
Zaakceptowana oferta może zostać przekształcona w zlecenie, a powiązanie z szansami sprzedaży umożliwia analizę i prognozowanie przychodów.
Rozliczanie wydatków serwisantów – szybko, przejrzyście i bez papierologii
Serwisant dodaje wydatek w kilka sekund. System automatycznie łączy go z fakturą zakupową z KSeF. Żadnych papierowych rozliczeń po powrocie do biura.
Szybkie zgłaszanie kosztów pracy w terenie
Serwisant dodaje wydatek w kilka sekund. System automatycznie łączy go z fakturą zakupową z KSeF. Żadnych papierowych rozliczeń po powrocie do biura.
Pełna dokumentacja i przypisanie do zlecenia
Każdy wydatek można od razu przypisać do konkretnego zlecenia lub projektu. Dzięki temu mierzysz rentowność realizacji i skutecznie panujesz nad kosztami operacyjnymi.
Akceptacja i rozliczenie w jednym miejscu
Wnioski trafiają automatycznie do przełożonego z możliwością wielostopniowej akceptacji. Cały obieg odbywa się w systemie - bez maili, bez telefonu, bez zbędnych kroków.
Obsługa wielu walut i automatyczne przeliczenia
System obsługuje wydatki w różnych walutach, przeliczając je automatycznie według aktualnych kursów - idealne dla firm realizujących zlecenia za granicą.
Zarządzanie umowami i kontraktami
Service Express zapewnia centralne, uporządkowane repozytorium wszystkich umów – sprzedażowych, zakupowych, ramowych, aneksów, NDA i dokumentów powiązanych. System automatycznie pilnuje kluczowych terminów, wypowiedzeń, waloryzacji i wymagań formalnych.
Jedno miejsce dla wszystkich umów
Pełna archiwizacja dokumentów PDF - papierowych i elektronicznych, aneksów, wypowiedzeń i polis. Koniec z rozproszonymi folderami, mailami i lokalnymi dyskami.
Przejrzyste karty umów z atrybutami biznesowymi
Segment, typ umowy, wartość, okres obowiązywania, stawki, indeksacje, gwarancje i terminy wypowiedzeń - wszystko opisane w sposób czytelny, ustandaryzowany i łatwy do wyszukania.
Automatyczne przypomnienia o kluczowych terminach
Wygasające umowy, waloryzacje, terminy wypowiedzeń czy polisy - system sam przypomina, eliminując ryzyko kosztownych przeoczeń.
Plany fakturowania i wsparcie rozliczeń
Możliwość powiązania umów z harmonogramami fakturowania i automatycznym wystawianiem faktur ryczałtowych - od dokumentu do rozliczenia w jednym spójnym procesie.
Łączymy Service Express z systemami, które już pracują w Twojej firmie
Dane nie muszą krążyć między programami ręcznie. Podłączamy się bezpośrednio przez API – bez instalowania agentów w Twojej infrastrukturze i bez kolejnych systemów pośredniczących.
-
SAP ERP -
AWS Chmura -
Symfonia ERP / FK -
enova365 ERP / FK -
Comarch ERP / FK -
WAPRO ERP / FK - iScala ERP
-
Hanza ERP -
Pipedrive CRM -
HubSpot CRM -
Livespace CRM -
Power BI BI -
KSeF e-Faktura -
Dynamics 365 ERP / CRM -
Google Workspace -
WhatsApp Zgłoszenia
ERP•FK•CRM•HR•BI•systemy klientów•API
W zależności od środowiska klienta wykorzystujemy:
REST API/WEB API/HTTPS/CSV/Excel/FTP
Co zyskujesz wybierając nasz system?
Service Express to nie tylko narzędzie, to partner w rozwoju Twojego biznesu. Stawiamy na indywidualne podejście i realne korzyści biznesowe.
Centralizacja zgłoszeń
Centralizuj zgłoszenia z wielu kanałów (e-mail, telefon, portal, QR) w jednym miejscu, eliminując chaos i przyspieszając czas reakcji zespołu.
Zarządzanie oparte na danych
Decyduj i planuj pracę na podstawie rzeczywistych danych, a nie intuicji – z pełną widocznością wyników firmy.
Optymalizacja procesów
Usprawniaj procesy tak, aby koszty spadały, a liczba błędów była pod kontrolą na każdym etapie realizacji.
Przewaga konkurencyjna
Działaj szybciej, wyprzedzaj konkurencję i spraw, żeby klienci wracali zadowoleni.
Umów się na spotkanie online z naszym ekspertem
Opisz nam swoje wyzwania i problemy, a my przygotujemy prezentację rozwiązań dopasowanych do indywidualnych potrzeb Twojego biznesu.
Umów prezentacjęNajczęściej zadawane pytania
Czy Service Express integruje się z KSeF?
Czy Service Express oferuje aplikację mobilną do obsługi zleceń w terenie?
Czy system można dopasować do naszych procesów?
Korzystamy z innego systemu księgowego. Czy to problem?
Czy aplikacja działa bez dostępu do internetu?
Umów prezentację systemu
Zobacz, jak Service Express może usprawnić zarządzanie serwisem w Twojej firmie. Podczas prezentacji pokażemy dopasowane rozwiązania i odpowiemy na Twoje potrzeby biznesowe.